Motosiklet servis programı, bir motosiklet atölyesinin randevularını, iş emirlerini, yedek parça stoğunu, faturalarını ve kasa hareketlerini tek panelden yöneten yazılımdır. Motosiklet atölyeye girdiği anda açılan kayıt, teslim edildiği ana kadar aynı yerde büyür: kim baktı, ne takıldı, kaça mal oldu, müşteri ne ödedi.
Bu yazıda programın ne yaptığını, hangi somut sorunu çözdüğünü ve hangi atölyenin işine yarayıp hangisinin işine yaramadığını anlatıyoruz.
Program tam olarak ne yapar?
Bir motosiklet servis programı beş işi birbirine bağlar. Ayrı ayrı hepsini defterde de yapabilirsin; programın yaptığı şey bunları aynı kaydın parçası hâline getirmek.
| Adım | Defterde | Programda |
|---|---|---|
| Kabul | Müşteri adı, plaka, şikâyet | Müşteri kartı açılır, motosiklet plakaya bağlanır |
| İş emri | Kâğıda yazılır, tezgâha asılır | Kanban panosunda karta dönüşür, ustaya atanır |
| Parça | "Rafta var mıydı?" | Stoktan düşer, kalan adet anında görünür |
| Fatura | Elle kesilir | İş emrinden üretilir, kalemler otomatik gelir |
| Tahsilat | Kasa defteri | Cari hesaba işlenir, ay sonu raporu kendiliğinden çıkar |
Kritik nokta sağ sütunun tek tek satırları değil. Kritik nokta şu: bir satırı doldurduğunda diğerleri de dolmuş oluyor. Ustanın parçayı iş emrine yazması, stoğun düşmesi ve faturanın hazırlanması tek bir hareket.
Hangi sorunu çözüyor?
Atölyelerin çoğu kayıt tutmuyor değil. Fazlasıyla tutuyor — ama beş ayrı yerde.
- Randevular telefonun not defterinde.
- İş emirleri tezgâhın üstündeki kâğıtlarda.
- Stok "ustanın aklında".
- Fatura muhasebecide.
- Kasa, çekmecedeki defterde.
Bu dağınıklığın faturası üç yerden geliyor:
Aranamayan geçmiş. Müşteri "geçen sene aynı sesi yapıyordu" diyor. Hangi balatanın takıldığını bulmak için eski defterleri karıştırmak on dakika sürüyor. Çoğu zaman aranmıyor bile; usta hafızasına güveniyor.
Kaybolan para. Rafta duran parçanın parası yatıyor, biten parça fark edilmiyor. Hangi işin kâr bıraktığı ay sonunda değil, hiçbir zaman anlaşılmıyor. Kârlılık hesabını ayrı bir yazıda örnek rakamlarla açtık.
Geri gelmeyen müşteri. Yağ değişiminin zamanı geldiğinde kimse aramıyor. Müşteri bir sonraki bakımda başka atölyeye gidiyor ve bu kayıp hiç ölçülmüyor.
Motosiklete özel olması neyi değiştirir?
Piyasadaki servis programlarının çoğu otomobil için yazıldı. Motosiklet sonradan bir sekme olarak eklendi. Fark üç yerde çıkıyor:
Parça ağacı. Zincir-dişli seti, varyatör kayışı, balata, buji, yağ filtresi. Otomobil kataloğu bu kalemleri doğru eşleştiremez; her seferinde elle düzeltmek gerekir.
İş süresi. Bir motosiklet atölyesi günde 15 iş alabilir. İş emri açmak yarım dakikadan uzun sürüyorsa kimse açmaz — sistem birkaç haftada terk edilir.
Bakım periyodu. Yağ, zincir ve balata bakımı kilometreye bağlı tekrar eder. Program bir sonraki bakımı hesaplayamıyorsa hatırlatma da gönderemez.
Bu farkları ayrı bir karşılaştırma yazısında tek tek ele aldık.
Kimin işine yarar, kimin yaramaz?
Yarar: İki kişiden fazla çalışanı olan, ayda 40'ın üzerinde iş alan, yedek parça stoğu tutan ve müşterisini geri getirmek isteyen atölyeler. Kurye ve filo bakımı yapan servisler için neredeyse zorunlu — orada araç sayısı hafızayı aşıyor.
Yaramaz: Tek kişilik, ayda on iş alan, stok tutmayan, işi tanıdık üzerinden yürüyen atölyeler. Böyle bir yerde program bir işi kolaylaştırmaz, üstüne bir iş ekler. Defter yeter.
Arada kalıyorsan ölçüt şu: geçen ay hangi işten ne kazandığını söyleyebiliyor musun? Cevabın "aşağı yukarı" ise programa ihtiyacın var.
Kurulum ve maliyet
İki tür program var. Bilgisayara kurulanlar bir kez lisans parası ister, veri o makinede kalır ve disk giderse kayıt da gider. Bulut tabanlı olanlar aylık ya da yıllık abonelikle çalışır, tarayıcıdan girilir, yedeklemesi sağlayıcıya aittir.
Fiyat tarafında dikkat edilecek kalemler: kullanıcı başına ücret, modül ücreti, kurulum bedeli ve taahhüt süresi. Dördü birleşince ilan edilen fiyatın iki katına çıkabiliyor. Fiyatlandırma yazısında bu kalemleri tek tek açtık.
Nereden başlanır?
Program seçmeden önce üç şeyi yaz: kaç kişi kullanacak, ayda kaç iş alıyorsun, stok tutuyor musun. Bu üç cevap ihtiyacın olan programı büyük ölçüde belirliyor.
Sonrası demo. Seçim kriterlerini on maddede topladık — demo çağrısında o listeyi önüne aç, cevabı olmayan programı kurma.
Ridebase Garage'ın bu işi nasıl yaptığını görmek istersen motosiklet servis programı sayfasında modüller, fiyat ve sık sorulan sorular bir arada duruyor.