Motosiklet servis programı nasıl seçilir? 10 kriter

Motosiklet servis programı seçerken bakılacak on kriter var: bulut mu kurulum mu, kullanıcı ve iş emri sınırı, marka-model verisi, iş emri açma hızı, stok takibi, müşteri hatırlatması, fatura ve finans, veri ihracı, fiyat şeffaflığı ve destek. Aşağıdaki listeyi demo çağrısında önüne aç. Cevabı olmayan programı kurma.

Yanlış program seçmenin bedeli para değil, zaman. Üç ay veri girip sonra vazgeçmek, hiç başlamamaktan pahalı.

1. Bulut tabanlı mı, bilgisayara mı kuruluyor?

Kurulumlu programda veri o bilgisayarda durur. Disk giderse kayıt gider, yedek almak senin işin. İkinci bir makineden girmek çoğu zaman ek lisans ister.

Bulut tabanlı programa tezgâhtaki bilgisayardan, ofisteki dizüstünden ve telefondan aynı anda girilir. Yedekleme sağlayıcıya aittir.

Sor: "İnternet kesilirse ne oluyor?" ve "Yedek ne sıklıkla alınıyor, ben indirebiliyor muyum?"

2. Kullanıcı ve iş emri sınırı var mı?

Programların çoğu usta sayısına ya da aylık iş emri adedine göre fiyat çıkarır. Atölye büyüdükçe fatura büyür — üstelik tam büyümeye para lazımken.

Sor: "Beşinci ustayı eklersem fiyat değişiyor mu?" Cevap "evet" ise iki yıllık toplam maliyeti hesapla, aylık fiyata bakma.

3. Motosiklet marka ve model verisi hazır geliyor mu?

Marka-model listesini elle girmek haftalar alır ve hiç bitmez. Yeni model çıktıkça yine sen eklersin.

Sor: "Kaç marka, kaç model kurulu geliyor? Liste güncelleniyor mu, güncelleyen kim?"

4. İş emri açmak kaç saniye sürüyor?

Bu, listedeki en çok gözden kaçan madde ve programı asıl öldüren şey bu. Bir motosiklet atölyesi günde 15 iş alabilir. İş emri açmak yarım dakikadan uzun sürüyorsa usta açmaz; iki hafta sonra herkes yine kâğıda döner.

Demo'da yaptır: Ekranı sana bırakmalarını iste. Kendi elinle sıfırdan bir iş emri aç ve süreyi tut. Anlatılanı değil, yaptığını ölç.

5. Stok takibi iş emrine bağlı mı?

Ayrı bir stok modülü olması yetmez. Ustanın iş emrine yazdığı parça stoktan kendiliğinden düşmüyorsa o stok kaydı birkaç hafta içinde gerçeğe uymaz hâle gelir.

Sor: "İş emrine parça eklediğimde stok otomatik düşüyor mu? Kritik seviyede uyarı veriyor mu?"

6. Müşteriye hatırlatma gönderebiliyor mu?

Bakım hatırlatması, geri gelen müşteri demektir. Programın WhatsApp ya da SMS gönderebilmesi ve bunu kilometre bazlı tetikleyebilmesi gerekir.

Sor: "Hatırlatma gönderimi fiyata dahil mi, mesaj başına ücret var mı?" Bu kalem çoğu zaman sonradan çıkar.

7. Fatura ve finans aynı yerde mi?

İş emrini kapatıp faturayı başka programda kesiyorsan iki kez veri giriyorsun demektir. Gelir-gider, cari hesap ve kasa da aynı panelde olmalı; yoksa ay sonunda kârı yine elle hesaplarsın.

Sor: "İş emrinden faturaya tek tıkla geçiliyor mu? Cari hesap tutuluyor mu?"

8. Veriyi dışarı alabiliyor musun?

Bir gün program değiştirmek isteyebilirsin. Müşteri, motosiklet ve servis geçmişini Excel ya da CSV olarak indirebilmelisin. Veri atölyeye aittir.

Sor: "Aboneliği bitirirsem verimi nasıl alırım?" Bu soruya net cevap vermeyen sağlayıcı seni kilitlemeyi planlıyordur.

9. Fiyat açık mı yazıyor?

Fiyatı sitesinde yazmayan program pazarlık üstüne kuruludur; aynı yazılım iki atölyeye iki farklı fiyattan satılır. Açık fiyat, sağlayıcının kendi maliyetini bildiğinin işaretidir.

Fiyatı değerlendirirken dört kalemi topla: abonelik + kullanıcı başına ücret + modül ücreti + kurulum bedeli. Fiyatlandırma yazısında bu hesabı örnekle yaptık.

10. Destek kim, ne zaman ulaşılıyor?

Cumartesi öğleden sonra sistem açılmıyorsa kimi arayacaksın? Destek e-posta mı, telefon mu, WhatsApp mı? Cevap süresi ne?

Sor: "Geçen hafta ortalama cevap süreniz neydi?" Rakam veremeyen sağlayıcı ölçmüyor demektir.

Karar tablosu

Üç programı yan yana koy, on kriteri işaretle. Aşağıdaki gibi bir tablo yeterli:

Soru işareti kalan her hücre için sağlayıcıyı tekrar ara. Kurduktan sonra öğrenmek pahalı.

Sonra ne yapmalı

Seçtiğin programı hemen bütün atölyeye yayma. Bir hafta boyunca yalnızca yeni gelen işleri sisteme gir, eski defteri de paralel tut. İkinci hafta sonunda ikisi tutuyorsa defteri kaldır. Geçiş rehberinde bu sırayı adım adım anlattık.

Ridebase Garage'ın bu on kriterdeki cevapları motosiklet servis programı sayfasında açık yazıyor — fiyat dahil.