İş emri, atölyeye giren motosiklet için açılan ve teslim edilene kadar açık kalan kayıttır. İçinde müşteri, motosiklet, şikâyet, yapılan işlem, takılan parça, çalışan usta ve tutar bulunur. Atölyenin en küçük ölçüm birimi budur: kârlılık, usta primi ve servis geçmişi hep iş emrinden çıkar.
İş emrinde ne olmalı?
Sekiz alan zorunlu. Eksik olan her alan sonradan bir soruya cevapsız kalmak demek.
| Alan | Neden gerekli |
|---|---|
| Müşteri ve telefon | Bakım hatırlatması buradan gidecek |
| Plaka / şasi | Servis geçmişi motosiklete bağlanır |
| Kilometre | Bir sonraki bakım periyodu bundan hesaplanır |
| Müşteri şikâyeti | Müşterinin kendi cümlesiyle, teknik çeviriyle değil |
| Tespit | Ustanın bulduğu asıl arıza |
| Yapılan işlem | Ne yapıldı — teslimde müşteriye okunacak |
| Kullanılan parça | Stoktan düşecek, maliyete girecek |
| Usta ve süre | Prim ve işçilik hesabı buradan |
Şikâyet ile tespit ayrı alanlardır. Müşteri "ses geliyor" der; usta "zincir gergisi boşta" yazar. İkisini tek alanda birleştirmek, teslimde müşteriye ne anlatacağını kaybettirir.
İş emri nasıl açılır?
Kabulde, motosiklet daha tezgâha çıkmadan. Sıra şu:
- Plakayı ara. Müşteri daha önce geldiyse kayıt açılır, geçmişi görürsün. Yeni ise müşteri ve motosiklet kartını aç.
- Kilometreyi yaz. Bir saniyelik iş, bakım takibinin tamamı buna bağlı.
- Şikâyeti müşterinin ağzından yaz. Kısaltma yapma.
- Ustayı ata. Kim bakacaksa iş emri ona düşsün.
- Fotoğraf çek. Kabuldeki çizik, kırık ve eksik parça. Teslimde çıkan tartışmaların çoğu bu adımla biter.
Buraya kadar 30 saniye. Uzarsa kimse açmaz — program seçerken ölçmen gereken şey tam da bu süre.
Kanban panosunda ilerleyiş
İş emri bir kâğıt değil, bir durumdur. Tezgâhta ilerledikçe durumu değişir. Tipik akış beş sütun:
Kabul edildi → Parça bekliyor → Tezgâhta → Test / kontrol → Teslime hazır
Panonun asıl faydası şu: atölyeye girip tek bakışta kaç iş var, kaçı parça bekliyor, kaçı bitmiş görürsün. "Parça bekliyor" sütunu şişmişse tedarik sorunun var demektir — bu, ay sonu raporunda değil, o gün görülür.
Sürükle-bırak olması önemli. Durumu değiştirmek için form açmak gerekiyorsa usta durumu güncellemez, pano yalan söyler.
Parça ve stok bağlantısı
Ustanın iş emrine yazdığı parça stoktan kendiliğinden düşmeli. Bu bağlantı yoksa iki ayrı kayıt tutuyorsun demektir ve birkaç hafta içinde ikisi birbirini tutmaz.
Parça satırında üç bilgi olmalı: adet, alış fiyatı, satış fiyatı. Alış fiyatı yoksa o işin kârını hesaplayamazsın — kârlılık hesabı buradan başlar.
İş emri kapanırken
Kapatmadan önce dört şey:
- Yapılan işlem alanı dolu mu? Teslimde müşteriye okunacak metin bu.
- Süre girildi mi? İşçilik ve prim buradan hesaplanıyor.
- Fotoğraf var mı? Bitmiş hâlin fotoğrafı, sonraki tartışmayı bitirir.
- Bir sonraki bakım tarihi/kilometresi işaretlendi mi? Hatırlatma buradan tetiklenecek.
Sonra fatura. İş emrinden faturaya geçiş tek adım olmalı; kalemleri ikinci kez yazıyorsan sistem yarım demektir.
Kapanan iş emri ne işe yarar?
Kapandıktan sonra iş emri arşiv değil, veri:
- Servis geçmişi. Müşteri "geçen sene ne yapmıştınız?" dediğinde cevap on saniyede.
- Bakım hatırlatması. Kilometre + tarih, bir sonraki aramanın zamanını verir. Periyodik bakım takibini ayrı yazdık.
- Usta performansı. Kim kaç iş bitirdi, ortalama ne kadar sürdü.
- Parça tüketimi. Hangi parçadan ayda kaç adet gidiyor — sipariş miktarı buradan çıkar.
- Kârlılık. İş başına parça maliyeti, işçilik ve kalan marj.
Beşi de tek bir alışkanlığa bağlı: iş emrini eksiksiz doldurmak. Defterde bunu yapmak mümkün ama okunamıyor; Excel'den geçiş yazısında bu farkı açtık.
Ridebase Garage'da iş emri Kanban panosunda ilerliyor, parça stoktan otomatik düşüyor ve fatura aynı ekrandan kesiliyor — servis programı sayfasında ayrıntısı var.