Defter ve Excel'den servis programına geçiş üç haftada tamamlanır: birinci hafta yalnızca yeni işleri sisteme gir, ikinci hafta müşteri ve stok kayıtlarını taşı, üçüncü hafta defteri kaldır. Tamamını bir günde yapmaya çalışmak, geçişin en sık başarısızlık sebebi.
Bu yazıda Excel'in nerede tıkandığını, hangi veriyi taşıman gerektiğini ve ustaların sistemi gerçekten kullanmasını nasıl sağlayacağını anlatıyoruz.
Excel'in tıkandığı yer
Excel kötü bir araç değil. Sorun şu: atölye işi tek kişilik ve tek zamanlı değil.
Aynı anda iki kişi giremez. Usta tezgâhta iş emrini güncellerken sen ofiste stok dosyasını açıksan biriniz kaydedemez. Bir süre sonra herkes kendi kopyasını tutar.
Bağlantı kurmaz. İş emrine yazdığın parça stok dosyasından düşmez. Düşürmeyi unutursan stok yanlıştır ve bunu ancak raf boşalınca fark edersin.
Geçmişi aranmaz. "Bu motora geçen sene ne takmıştık?" sorusunun cevabı on iki ayrı aylık dosyanın içinde. Aramak zaman aldığı için kimse aramaz.
Hatırlatmaz. Bakım zamanı gelen müşteriyi Excel sana söylemez. O müşteri başka atölyeye gider.
Neyi taşıyacaksın?
Her şeyi taşıma. Üç veri kümesi yeterli:
Müşteri ve motosiklet. Ad, telefon, plaka, marka, model, yıl. En kritik alan telefon — hatırlatma oradan gidecek.
Aktif stok. Rafta gerçekten duran parçalar. Excel'deki eski listeyi olduğu gibi aktarma; içinde iki yıldır satılmamış kalemler vardır. Geçiş, ölü stoğu temizlemek için iyi bir fırsat.
Açık cari hesaplar. Kimden alacağın, kime borcun var. Kapanmış hesapları taşımaya gerek yok.
Taşımana gerek olmayan: geçmiş yılların kapanmış iş emirleri, eski faturalar, kapanmış cariler. Eski defteri atmıyorsun, sadece yeni kayıtları yeni yere yazıyorsun.
Üç haftalık geçiş planı
1. hafta — sadece yeni işler
Eski hiçbir kaydı taşıma. Bugünden itibaren atölyeye giren her motosiklet için sistemde iş emri aç. Defteri de paralel tut.
Amaç veri girmek değil, ustaların ekranı öğrenmesi. Haftanın sonunda sistemde 30–40 iş emri olur; bu, akışı öğrenmeye yeter.
2. hafta — müşteri, motosiklet, stok
Müşteri ve motosiklet listesini aktar. Çoğu program Excel/CSV yüklemesi kabul eder; kolon başlıklarını sağlayıcının şablonuna göre düzenle.
Stoğu aktarmadan önce rafı say. Excel'deki adetle raftaki adet neredeyse hiç tutmaz. Yanlış stoğu sisteme taşırsan yanlışı da taşımış olursun.
3. hafta — defteri kaldır
İki hafta paralel yürüdüyse artık tek kaynak sistem. Defteri kaldır ama atma; üç ay kenarda dursun.
Bu hafta finans tarafını da aç: gelir-gider, kasa, cari. Bir aylık veri birikince ilk gerçek raporunu alırsın.
Ustalar kullanmıyorsa
Geçişin gerçek riski teknik değil. Sistem kurulur, ustalar kullanmaz, üç ay sonra herkes yine kâğıda döner.
İş emrini ustaya açtır, sana değil. Sen açarsan usta sistemin kullanıcısı olmaz, seyircisi olur.
Telefondan girmelerini sağla. Ofisteki bilgisayara kadar yürümek gereken hiçbir sistem tezgâhta yaşamaz. Program telefondan çalışmıyorsa yanlış program.
Bir kişiyi sorumlu yap. Genelde en genç usta. Sorulara o cevap versin, sağlayıcıyla o konuşsun.
Kâğıdı fiziken kaldır. Tezgâhın üstünde boş iş emri formu durduğu sürece birileri onu doldurur.
İlk ayın sonunda ne göreceksin?
Bir ay veri biriktikten sonra ilk kez şu üç soruyu cevaplayabilirsin:
- Bu ay kaç iş aldık, hangisi ne kadar sürdü?
- Hangi parçadan kaç adet gitti, hangisi rafta kaldı?
- Ay sonu kasada ne var, kimden alacağımız kaldı?
Excel'de bu üç sorunun cevabı vardı — ama üç ayrı dosyada ve elle hesaplanarak. Farkı burada göreceksin.
İş emrinin içinde ne olması gerektiğini ayrı bir yazıda örnekle anlattık. Geçişten önce okumak, hangi alanları taşıyacağını netleştirir.
Ridebase Garage'a geçişte müşteri ve motosiklet kayıtlarının aktarımını destek ekibi birlikte yapıyor — servis programı sayfasında ayrıntısı var.